機能紹介product

iMeeting®-Rとは

iMeeting-Rは会議室予約の利用・運用のムダをなくし、簡単で利便性の高いクラウド型の会議室予約システムです。
膨大な会議室を一元管理し、業務効率化や生産性向上に貢献します。

特長

Point.1マルチなグループウェアに対応した独立型システム

システム図

ICSファイルを利用することで様々なグループウェアと連携し、iMeeting-Rで予約した会議の情報を個人のスケジュールに取り込むことが出来ます。
グループウェアに依存しないため、リソース登録の必要がなく、関連会社とも共通利用が可能です。

※ICSファイルとは
ダブルクリックすることで、カレンダーに予約情報が登録出来るファイルです。

予約の流れ

手順1
1. 会議を予約します。
ホーム画面から「利用目的・会議区分・利用者数」を入力するだけで簡単に予約ができます。
自分の予約はオレンジ色で表示されます。
手順2
2. メール添付でICSファイルが送られてきます。
予約が完了すると、お手持ちのメールソフトにICSファイル付きのメールが自動送信されます。
手順3
3. ICSファイルを開いて参加者にインバイトします。
ICSファイルをダブルクリックすると、予約情報が開きます。
ここで他の参加者を登録し、会議に招待します。
手順4
4. スケジュールに追加されます。
自分のスケジュール、招待した相手のスケジュールに会議の予約情報が追加されます。

Point.2拠点毎に管理権限を委譲可能。複数拠点を一元管理

導入前:権限が集中→導入後:権限を移譲

複数拠点に分かれている会議室の一元管理が可能です。拠点毎に管理者を設定できるため、各拠点毎の管理を委譲することが出来ます。増減床・レイアウト変更・移転・会議室情報の変更等を拠点毎に実施することが出来ます。

Point.3部署単位等の細かな権限設定が可能

権限設定図

部署やチーム等任意の単位での権限設定や、権限毎に代理予約や変更、予約可能期間等細かく設定が可能です。

以下のような使い方で運用を手助けします。

  • 営業部のみ予約できるように、応接室や来客用会議室を設定
  • 同じ組織に属する他者の予約変更・削除できるように、組織代表者に権限を付与
  • 権限毎に予約可能期間を設定
グループメンテナンス

機能

稼働率向上

稼働率アップポイント 1
退室操作で会議室を開放

会議終了後、会議室のタブレットで「退出ボタン」をタップすれば、すぐに会議室を解放できます。

退室ボタン

稼働率アップポイント 2
自動キャンセルで空予約を防止

予約時間になっても入室されない場合は、自動でキャンセルされるため、空予約が防止できます。

入室ボタン

稼働率アップポイント 3
その場で延長操作

予約時間を延長したい場合は、会議室のタブレットから予約の延長ができます。

延長予約もボタンを押すだけ

直感で操作できる画面

操作画面

シンプルな画面デザインで操作手順の簡略化、予約情報へのアクセスを容易にしています。
ホーム画面は各会議室の予約状況が一覧で確認でき、自分の予約はオレンジ色でわかりやすく表示されます。
また、「絞り込み機能」で条件に当てはまる会議室の予約状況を表示させることも可能です。

仮予約機能

仮予約機能

仮状態で予約を行い、一定期間後に本予約とするかキャンセルするかを決める機能。期間内に本予約に変更をしないと予約は自動でキャンセルされます。

ログ取得による利用率の確認

会議室名・予約日・予約者情報・利用者数・予約時間・利用実績・利用目的・自動キャンセルの有無・来客有無 etc...

会議室の予約情報だけでなく、実際の利用状況や自動キャンセルの有無等、利用者がどのように会議室を利用しているかをログで確認ができます。

実績を外部BIツール等を活用して、確認・分析することで、利用実績に応じた課金管理や会議室のレイアウト変更・増減床の検討に役立てられます。利用実績に応じた課金管理にも活用可能です。

オプション機能

受付システム

iMeeting-Rで予約した情報を受付システムに連携できます

iMeeting®-R←→受付システム

受付システムと連携し、来館案内から会議室の利用まで一貫したシステムに。グループウェア等と連携し、会議室予定を個人のスケジュールに反映できます。

課金やドリンクオーダーに対応

お客様をお迎えする際のドリンクオーダー、配膳・片付け等を管理できます

使用イメージ

お客様をお迎えする際のドリンクオーダー、配膳・片付けもシステムから依頼可能です。
メニューは、6つまで登録することができます。

紙でのオーダーや清算のための専用シートに入力することなく、端末側のオーダーは受付管理画面より、一元管理し、CSV形式でデータの抽出が可能なため、部門毎の課金管理に対応できます。

機能一覧

予約
  • 新規予約・仮予約・予約変更・予約削除
  • テンプレート保存・貼り付け
  • 通知メール送付
  • CSV一括予約
照会
  • 空時間検索
  • 条件検索
  • マイ予約一覧表示
入退室管理
  • 入室・退室・延長操作
  • 自動キャンセル
  • 企業ロゴ変更
管理
  • 会議室グループ作成・変更・削除
  • 会議室作成・変更・削除
  • 利用状況CSV出力
  • システム設定値管理
  • 休日管理
  • ユーザ管理
認証
  • ローカルID認証
  • AD認証
  • SAML認証
オプション
  • 受付システム
  • 給茶システム

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