NTTデータでは、慢性的に会議室が不足し、会議室の予約が取りづらいと不満が寄せられていた。しかし、会議室を増築するのは簡単なことではない。

そこで同社は会議室の稼働率の低さに注目、限られた会議室を効率的に活用するために導入したのが会議室予約システム「iMeeting®-R」であった。

採用の決め手となったのは、大規模ユーザーに対応するシステムであること。同社では国内700室もの会議室を一元管理できるシステム構築に成功している。

会議室が足りないと不満が多く、抜本的な解決策が求められていた

業界最大手のシステムインテグレーター株式会社NTTデータ。Group Visionとして「Trusted Global Innovator」を掲げ、世界を舞台にITサービスの提供企業グループへと進化を続けている。 2017年には、世界51カ国と地域、11万人以上の社員が働くスケールに拡大した。「Global 2nd Stageで掲げた連結売上高2兆円超、海外売上高比率50％を達成し、私たちは次なるステージへと向かおうとしています」と、NTTデータ 技術革新統括本部 ITマネジメント室 システム開発担当 課長 小西幸雄氏は説明する。

小西氏が籍を置くITマネジメント室は社内システム向けのインフラを整備したり、業務システムを構築したりする部門である。そのアプリケーションの一つに会議室予約システムがあった。 「国内には複数の拠点があり、会議室の数はトータル700室にも及びます。その管理や効率的な活用のために開発したものです」（小西氏）。しかし、この会議室予約システムは10年ほどを経て、見直しが求められていた。 「膨大な数の会議室があるのですが、慢性的に足りないと指摘されていました。単位面積を減らして数を増やすなどの工夫を重ねてきましたが、ついに限界となり、抜本的な対策が求められていました」と、小西氏は経緯を語る。

大規模ユーザーに対応するシステム   コスト、操作性、システム連携を評価

会議室が足りないからといって、簡単には増築できない。フロアスペースを確保しなければならないし、工事も必要となる。そこで、ITマネジメント室が会議室不足の解決策として注目したのが「稼働率」だった。 「予約したにもかかわらず利用されていない」「予定より早く終わり空いているにもかかわらず予約ができない」といった会議室が多かったのである。 そこで、稼働率を向上できる会議室予約システムを導入すれば、会議室不足を解消できるのではないかと考えたのである。

すでに会議室予約システムはパッケージとして多くの種類が各社から提供されている。グループウェアで構築することもできるし、スクラッチで開発することも可能だ。だが、同社が望むきめ細かな機能を盛りこむにはグループウェアでは限界があった。既存パッケージも700室に及ぶ会議室への対応となると不安が残る。「こんな時に知ったのがグループ会社であるNTTデータ ジェトロニクスの『iMeeting®-R』でした」と小西氏は振り返る。

選定のポイントとなったのは「iMeeting®-R」が大規模ユーザーに対応するシステムであること。700室もの会議室を一元管理できるシステムを、安心して構築できるパッケージは他に見つけることができなかった。 次にコスト。内製化も検討したが、維持管理の人手や経費が必要となる。この点、「iMeeting®-R」はNTTデータ ジェトロニクスがパッケージソフトとして開発しているため、運用コストを抑えることができる。 きめ細かな機能やセキュリティ性も魅力の一つ。予約の自動キャンセル、その場で空き部屋を探したり予約を延長したりもできる。優れたインターフェースで直観的な操作が可能となっている。既存システムと同様に、受付システムとの連携も可能だ。 「大規模ユーザーに対応するシステムであること、また、コスト、操作性、システム連携を評価して採用を決定しました」と小西氏は語る。

絶大な投資対効果   会議室の稼働率30％向上、操作時間10秒削減

採用の決定と前後して、NTTデータ ジェトロニクスはNTTデータの要件を取り入れる形で「iMeeting®-R」をバージョンアップ。2017年の暮れに納品し、翌2018年4月から新会議室予約システムが稼働を開始した。 スマートフォンを利用して、外出先からでも会議室の予約ができる。全社員が利用しているOutlookと連携して、会議室の予約が社員の予定表にワンクリックで反映される。利用状況等を確認できるデータをCSVでダウンロードし、分析に活用できる。 個人や部門の利用状況を管理画面から確認し、運用上の指導も可能だ。「新システムにより、会議室の稼働率を30％向上することができました。30％会議室を増築することを考えたら、かなりの額のコスト削減になります」と、小西氏は笑顔を見せる。 会議室予約システムの投資対効果は絶大である。

同時に機能や操作性の向上により1件あたりの会議室予約の操作時間が10秒減ったと試算している。「システムそのものの操作もわかりやすくなっていますし、他システムとのデータ連携も可能となっています」（小西氏）。それまで30秒～40秒ほどかかっていた操作を短時間で終了できるようになったのである。「当社のような大人数が働く企業では、数千万円もの改善効果になります。それだけ無駄がなくなったのです」と小西氏は強調する。 「これは社員の肌感覚ですが、『会議室が取りやすくなった』『会議室が増えた気がする』というような感想を耳にしています」と、小西氏は語る。 また、同社に訪れたお客様が会議室入口に設置されているタブレットを見て「便利そう、うちにも欲しい」と感想を口にすることもあるという。

さらに利便性を向上したいという希望も伺った。例えば、APIを社員に公開して、Excelのマクロで会議室の予約ができるようにすると利用する社員も増えるだろう。 NTTデータ ジェトロニクスはこれらの要望を受け、今後のPKGのアップデートを積極的に行っていくという。そして「iMeeting®-R」はオフィスの生産性を向上し、さらに大きな期待も寄せられている。