NEDOは、業務の特性上、対外的なコミュニケーションが多く、どのプロジェクトにおいても対面での打合せや会議が欠かせない。会議室の確保が重要かつ必須であるなか、NEDOでは会議室の適正な予約と利用に課題を感じていた。

会議日程の調整段階においては、日時が確定するまではどうしても複数の候補時間、複数の会議室を押さえる必要に迫られる。これについては適正な予約と言えるが、会議の日時が確定した後、不要となった予約がキャンセルされないまま放置され、その結果発生する“予約済みの利用されない会議室” の存在に頭を抱えていた。

そこで同機構は課題を解決できる会議室予約システムを探索し、必要な要件をほぼカバーしている当社の「iMeeting®-R」に辿り着いた。また、偶然オフィスの所在地が近かったことからも当社に “縁” を感じたという。

システム上の予約と現実が乖離･･･。思い切って運営改善に踏み切った

どの会議室も常に予約で埋まっていて確保が難しいことから、会議室を増設したり、社外の貸会議室を利用したりしていた。会議室が空いていないからという理由で会議が先送りにされることもしばしば・・・。

• 外部からの来訪者が多く、３カ月前から複数の候補日程を予約するケースもあり、実際に必要な会議室数以上の予約が行われる
• 予約システム上では満室となっているため、さらに別の候補日程を予約するという悪循環が起こる
• 最終的に確定した日時以外の予約のキャンセル漏れ
• 前システムは構築後9年間使用しており、信頼性やセキュリティ、利便性向上のための改修が難しい
• 施錠対象となる会議室数は30室以上で、フロア階数も異なるため、管理側にもムリ・ムダがあった

 

「現状の運営を変えることは容易でないと思いつつも、未使用会議室の低減、システムの安定稼働、さらに業務の効率化につなげるため、新たな会議室予約システムの調達を起案しました」と、システム業務部の飯島氏はいう。

今までは備品保全と入退室（稼働率）を管理するために、会議室施錠の運用を行っていた。予約自体はシステム上で把握していたが、実際の利用においては、開始前に会議室の鍵を所定の場所（資産部）へ取りに行き、終了後に施錠して鍵を返しに行く、それを資産部設置ＰＣのＥｘｃｅｌファイルでチェック・管理する運用方法であったと飯島氏は語る。鍵の貸出や返却は、実際の利用時間ともズレがあった。

• 予約率ではなく、実際に使われる稼働率を上げたい
• 不要になった予約のキャンセルを促す再確認用の自動案内（リマインドメール）が送られる
• 稼働停止等の不具合などが起こらず、安定している
• 予約画面や会議室にある端末画面がシンプルでわかりやすい
• 予約やキャンセル操作などが簡単に行える
• 大規模導入の実績あり

正確な使用状況が把握できるうえに、管理者側のチェックも不要に

iMeeting®-Rの「仮予約」、「リマインドメール」、「予約の自動キャンセル」等、実稼働率を上げるための機能が効果を発揮しているようだ。「特に空予約には悩まされていたため、確定していない“仮予約”ステータスのものは設定から一定期間を過ぎると自動キャンセルされ、“本予約”となった会議室についても会議開催間近に届くリマインドメールにより、日程変更等の有無を再確認してもらい、不要となっていた場合、簡単にキャンセルできる点は、大きな効果を発揮しています。空予約が激減しただけでなく、会議室入室時の“入室ボタン”により、正確な使用状況が把握できるようになりました。万一、予約時間になっても会議室が利用されていなければ、“自動キャンセル”されるため、管理者側でチェックする必要もなくなりました」と語る飯島氏。

会議室に設置した端末画面は、たくさんの機能ボタンや文字列があるよりも、必要な情報だけが表示されるシンプルなものを求めていた。「タッチパネルは反応が良過ぎず（笑）、ちょうど良いです。画面は機能が絞られていて、わかりやすく、使いやすいです。これで迷う人はいないと思います。はじめて見た時、一番に気に入った点です」と、飯島氏はいう。 端末画面にはNEDOのロゴも入れて、各会議室に設置している。

使用実績を会議室端末の入退室管理から正確に入手可能になったことで、従来の会議室施錠の運用を撤廃することができ、会議室利用に対する利便性は大幅に向上した。大阪に拠点を構える関西支部からの予約も可能だ。システムは安定して稼働しており、現在はiMeeting®-Rと受付システムの一体化も期待されている。
NEDOは、我が国のエネルギー開発の先導役としてマネジメント機能の強化に取り組むため、より多くの交流機会と有意義な会議を目指し、今後も会議室の適正な利用と効率的な活用を促進していく方針のようだ。