会議室を運用する中で、以下のようなお悩みをよく耳にします。

• 会議室を利用したいけど、誰かが既に使っている
• いつになったら会議室が使えるのか分からない
• 特定の人が会議室を長時間占有している
• 予約表を見ると会議室は予約でいっぱいだが、実際に会議室に行くと使われていない
• 会議室が足りないように感じる

これらの悩みを解決するため、ツールを利用したり、予約のルールを決めたりして運用している企業もあると思います。

では、なぜ会議室の運用を効率化する必要があるのでしょうか。効率化することで得られる主なメリットを記載してみます。

• 社員が使いたい時に会議室を使える

業務を行う中で、突発的に集まって会議をして何かを決めたりするために会議室が必要なことがあります。直ぐに会議室が使えると、さっと集まって動けるため効率的に業務が行えます。

• 社員が会議室を使う計画を立てられる

例えば仕事の成果報告を行う場面では、期日内で何度か集まってレビューを行って、最終報告に繋げる進め方もあると思います。その場合には、事前にいつ会議をするかの計画を立てることで仕事に優先順位が生まれ、いつまでに何をすべきかが明確になります。事前に会議室を確保できると、一つ一つの業務に期日が設定され、計画性が増します。

• ファシリティコストが最適化される

会議室の運用が効率化することで、無駄な会議室が削減され、ファシリティコストも最適化されます。また会議室の数が適正化された次のステップとして、どういった会議室が好まれる傾向なのかなど、さらに会議室を社員に使ってもらい易くするためのレイアウト変更などの施策を打つことも可能になります。

つまり、働く社員の本業を妨げず円滑に業務を行うためにも、会議室の有効活用が必要であることが分かります。

会議室運用に課題を持つ企業で独自にできる対策をいくつか挙げてみます。

運用のルール化

まずはルールの策定です。

• 会議は1時間まで
• 個人利用は禁止
• 使った後は席を元の配置に戻す

など、企業によって様々な会議室の運用ルールを決めているところもあります。しかし、ルールだけだと努力目標の域を超えず、予約状況の見える化もできないという課題が残ります。

予約や利用状況を可視化

次に予約や利用状況の可視化です。

• 会議室の前に入室中/退出中の札をつける
• 紙やExcelで予約表を管理する
• Outlookなどに会議室をリソース追加し管理する

可視化することで、どこが予約されているのか、という予約状況の判断ができるようになりますが、これだけでは「実際に予約されているが会議室が本当に使われているのか？」という部分は明確にはなりません。

予約がルール化/可視化されても残る課題「空予約」

「空予約」という言葉をご存じでしょうか。

会議室が予約されていても、実際には利用されていない状態のことを「空予約」と言います。会議が中止や延期になった際、その時に会議予約をキャンセルすれば問題ないのですが、忘れてしまったり、面倒だったりしてキャンセルしない時に「空予約」が発生します。

「空予約」が発生している現場では、予約上は空きがないように見えたとしても、実際に会議室に行ってみると使われていない、ということが起こります。予約が取れないため早めに会議室を予約するが、先の予定のため変更になることも多く、予約をキャンセルしなければ更なる「空予約」を生む、という悪循環になる可能性もあります。

利用者からみると会議室が足りないと錯覚しがちですが、実は会議室が足りない大きな原因の一つに「空予約」が存在するのです。ExcelやOutlookを利用した予約管理のみでは、この「空予約」を防止することは困難です。

では、実際に空予約を防止するためにはどうしたらよいでしょうか。会議室予約システムの導入が一つの解決方法として有効です。

会議室予約システムの導入

空予約を防止するための有効な手段の一つに「会議室予約システム」が提供する「自動キャンセル機能」というものがあります。

これは、予約された会議の開始時間を過ぎても実際に会議室が使われていない場合、システムが自動で予約をキャンセルしてくれるというものです。予約がキャンセルされるため、他の人も会議室を利用することができるようになり、空予約が防止されます。

会議室の運用をルール化したり、予約できるようにするだけでは、会議室の運営を真に効率化することは難しく、空予約という問題が残ります。空予約を防止するためにも、会議室予約システムを導入することで、更なる改善の手助けとなります。

弊社ではiMeeting-Rという会議室予約システムをご提供しております。ここでは、iMeeting-Rを活用することのメリットについて触れたいと思います。

自動キャンセルで空予約を防止

iMeeting-Rでは、会議室に設置されたiPadから入室/退室の操作を行います。

会議の開始時間から任意の設定した時間、例えば10分以内にiPadで入室操作を行わないと自動キャンセルがされる仕組みです。また、入室操作を忘れている場合もあると思いますが、その場合は、入室操作がされていない旨のリマインドメールを予約者宛にメールすることが可能です。自動キャンセルされた場合は即時でシステムに反映され、他の人が予約できるようになります。

• iPadで入室操作を行わないと自動キャンセル
• 入室操作漏れを防ぐためリマインドメールの送信が可能
• 自動キャンセルされた情報は即時システム反映

早く会議が終わったら予約を解放

2時間会議室を予約していたとしても、1時間で会議が終わることもあると思います。その場合は、会議室に設置されたiPadから退出操作を行うことで、以降の時間を他の人に使ってもらうことも可能です。逆に会議が長引いた場合は、後続の予約がなければiPadから延長の操作も可能です。変更された会議時間はシステム上にも即時で反映され、実際の使用状況が可視化されます。

• 早く終わった会議はiPadで退出操作が可能
• 長引く会議はiPadから延長操作が可能
• 変更した情報は即時システム反映

会議室の前でも予約が可能

実際の会議室の前で予約がしたいという場合もあると思います。その際は、会議室に設置されたiPadからその場で予約することも可能です。iPadから予約された情報はシステム上にも即時で反映されるため、他の人と予約が被ることもありません。

• 会議室のiPadからその場で予約が可能
• 予約情報は即時システム反映

会議室の利用状況を可視化

予約状況はPCの画面上からWebブラウザにて閲覧が可能です。どこの会議室が予約できるのか、誰が何時まで予約しているのかが一目で分かります。

来客あり/なしも判断できるため、例えば突然の来客対応でどうしても会議室が必要になった場合、来客なしの予約の方に連絡して、会議室を変わってもらうなども行えます。予約者情報には氏名のほか部署名や電話番号/メールアドレスも表示することができるため、連絡を入れる際もスムーズです。

• PCのWebブラウザから予約状況を一覧で確認
• 来客有無や予約者の情報も閲覧可能

会議室を効率的に運用するための3つのポイント

　　　　　　　　　　　　　　・予約の可視化/ルール化することが大前提

　　　　　　　　　　　　　　・空予約を防ぐことが一番重要

　　　　　　　　　　　　　　・会議室予約システムが最も効率的な運用に繋がる

会議室を効率的に運用するために会議のルールを決めたり、ExcelやOutlookなどを駆使して予約を可視化しても十分な対策とはいえません。それは「空予約」を防止することができないからです。

会議室予約システムを導入することで、「空予約」を防止し会議室の稼働率を向上させ、効率的に運用することができれば社員は本来やるべき業務に専念することができ生産性が向上、そして働きやすい職場つくりにも寄与します。

本コラムが皆様の会議室運営におけるお悩み解消の一助となれば幸いです。

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