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管理負荷を分散し効率的な会議室の運用をサポート!

管理機能

 会議室の管理負荷の軽減を目的として会議室予約システムの導入を検討している企業も多くあると思います。一口に会議室予約システムと言っても、無料ソフトから有償システムまで様々な種類があり、機能や管理方法もシステムごとに異なります。

 

 本コラムでは導入後に「こんなはずじゃなかった」とならないように、会議室予約システムの管理者目線に立って会議室管理の負荷分散についてご紹介します。

 

導入後の管理負荷を考える

 多拠点、多数の会議室を管理する場合、アナログ管理からシステム管理に切り替えたとしてもメンテナンス対象が多ければ管理負荷は高くなります。

 

 会議室予約システムは導入後に会議室の増減床やレイアウト変更などに伴う会議室の管理も必要となるため、システム部が他のシステムと同様にシステム管理だけでなく会議室の管理も運用する場合、管理負荷はシステム部に集中してしまいます。

 

 そのため、新たにシステムを導入する際、導入後に管理負荷が高くなるということを避けるために管理負荷が低いシステムを選ぶ必要があります。

管理負荷の分散方法

 管理負荷を分散する方法としては、他の部署に管理を委譲するというのが一般的です。

 

 多くの会議室予約システムでは会議室の管理に特化した権限を設けています。システム管理者は会議室予約システム全般の管理と拠点の追加、増減床などシステムに大きく影響する部分を管理します。会議室のレイアウト変更などは会議室管理者に管理を委譲することで、システム管理者に集中する管理負荷を分散、軽減することができます。

 

iMeeting🄬-R独自の負荷分散方法

 会議室予約システムiMeeting🄬-Rも「会議室予約システムの管理者」と「会議室の管理者」に分けた管理方法を取り入れているため、他の部署に管理を委譲することで会議室の管理負荷を分散することができます。さらに本システムでは、会議室の管理を会議室グループ単位で委譲できるため、1つの部署だけでなく複数の部署に分散することも可能です。

 

 会議室グループとは、会議室を拠点やフロアごとにグルーピングできる機能で、グルーピングした会議室ごとに会議室を管理するユーザーを設定できます。

会議室管理者ができること システム管理者ができること
  •  会議室グループの追加、削除
  •  会議室グループの設定変更
     (利用可能部署の変更など) 
  •  会議室の追加、削除
  •  各会議室の設定変更
     (利用人数や利用時間、備品の設定など)
  •  各会議室の入退室管理機能のON/OFF
  •  各会議室のリマインドメール送付機能のON/OFF

会議室の管理者ができることに加えて、

  •  会議室予約システム全般の設定 
     (予約可能期間の変更、権限付与など)

 

 

 iMeeting🄬-Rでは会議室を主に利用する部署ごとに会議室を管理できるため、負荷を分散できるだけでなく、会議室のレイアウト変更や利用時間などの変更にも柔軟に対応できます。

大規模、多拠点管理にも対応

 「導入後の管理負荷を考える」でも述べたとおり、多拠点、多数の会議室になればなるほど会議室の管理負荷は大きくなります。iMeeting🄬-Rは多拠点展開している700会議室に導入した実績もある、大規模で多拠点、多数の会議室管理に対応できる会議室予約システムです。

 

 700会議室に導入した際の導入効果は以下の導入事例をご参照ください。
700室もの会議室に対応する「iMeeting®- R」会議室不足の解消とオフィスの生産性向上

会議室を管理するならやっぱり会議室予約予システム

 会議室管理方法として、Outlookのように会議室をリソース登録して会議運用を検討される場合もあると思います。

 

 Outlookを利用した場合、ユーザーは会議室と会議参加者の空きスケジュールを一括で確認、登録できるメリットがありますが、管理者は会議室の追加、変更の度にリソースの情報更新作業が必要となるため、管理負荷はシステム部に集中し、会議室予約システムのように管理負荷を分散することはできません。

 

 一方で、会議室予約システムは会議室の変更管理をシステム内で完結できるため会議室の増減床にも柔軟に対応でき、管理負荷を軽減することができます。また、独立したシステムであるためグループウェアの追加や変更の影響を受けることはありません。ただし、ユーザーは会議室を予約する際に別システムで参加者の予定を確認しなければならないため、会議の変更削除はそれぞれのシステムごとに行うといった手間は発生してしまいます。

 

 iMeeting🄬-Rでは、ユーザーの手間を少なくするためにicsファイルによるOutlook連携や検索機能の充実、一括予約機能などを実装しています。

まとめ

 会議室予約システム、グループウェア連携それぞれにメリットとデメリットはありますが、多拠点、多数の会議室を管理する場合には導入後の管理負荷を考慮し、負荷分散によって管理負荷を軽減できる会議室予約システムをお勧めします。

 

 iMeeting🄬-Rはオプションで受付支援システムや給茶システムと連携することもできるため、拠点ごとに必要なシステムを追加できます。
その他の機能は機能紹介よりご参照ください。また、多くお問い合わせいただくご質問はよくあるご質問からご参照ください。