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ホテリングシステム(座席予約管理システム)の開発に着手

お役立ち情報

今般の新型コロナウイルス感染拡大によるテレワーク普及のほか、システムのクラウド化や通信速度の向上、社内部門間のコミュニケーション活性化という面から、フリーアドレスを導入する企業が急拡大しています。

 

本コラムでは、フリーアドレスやホテリングの考え方、及び、当社が目指すホテリングシステムの概要について紹介します。

フリーアドレスの市場動向

フリーアドレスの導入は確実に増加しています。
森ビルが2020 年12 月に発表した「2020 年東京23 区オフィスニーズに関する調査」によると、東京23 区内の企業でフリーアドレスを導入したのは28%、導入予定も含めると42%となります。(2019 年に⾏われた同調査では導入19%、導入予定も含めると29%)

【出典:「2020 年東京23 区オフィスニーズに関する調査」森ビル株式会社】

フリーアドレスの導入実績

 

また、ザイマックス総研の研究調査結果では、2020 年4月〜2021 年3 月までのオフィス面積は「縮小した」が初めて「拡張した」を上回りました。
オフィスレイアウトの実態では、フレキシブルなスペースとして、「オープンなミーティングスペース」56.3%、「フリーアドレス席」31.9%と上位を占めています。

【出典:「大都市圏オフィス需要調査2021春」ザイマックス不動産総合研究所】

 

この例のように、フリーアドレス導入は年々拡大してきており、それに伴いホテリングシステムの需要も直実に伸びていくのが実情となっています。

ホテリングとは

皆さんはホテリングという言葉をご存じでしょうか。

 

ホテリングは、社員が机などのワークスペースを出社に応じて予約する、フリーアドレスを元にしたオフィス管理の方法です。
固定席の概念をなくし席を自由に選択できる点においてはフリーアドレスと同じですが、ホテリングは出社に応じて自分の席を予約することを意味します。

出社時に空き座席が無くて困ることがなく、必要な座席数を適切に管理することができます。

この限られたスペースを最大限に有効活用する発想こそが、ホテリングの大きな特徴となります。

 

例えば、長期短期を問わず客先に常駐する技術者、打ち合わせや商談で外出している営業マン。社内の席が空いていることが良くあります。
そうした席を他の社員が使用することで、スペースや維持コストなどの無駄を削減することができます。

ホテリングシステムとは

ホテリングシステムは、出社日や利用時間に応じて、任意の座席を予約するシステムです。

ホテリングシステムのイメージ

 

ホテリングシステムを利用することにより、次に挙げる様々なメリットを受けることができ、オフィスの有効活用を促進します。
・座席数が少ない会社・エリアにおいては、当日の座席が確保されることで安心して出社できる
・予約と利用実績を把握し、適切な座席数の管理が行える
・レイアウト変更や一時的な利用不可エリアなどの情報共有がシームレスに行える
・どこに誰が座っているか一目で把握でき、人を探すことが容易になる

自由な働き方を目指して

ここまでで、フリーアドレスやホテリングについてご理解いただけたでしょうか。

 

当社においても、この考えに基づきオフィスのリノベーションを行っています。
また単に座席をフリーアドレスにするだけでなく、自由な働き方という概念も強く意識して取り入れています。

ホテリングのリノベーション風景

 

オフィススタイルを変えることで、働くマインドに働きかけを行い、
新しい発想・着眼点などのイノベーションマインドを醸成することを目的としています。
例えば以下のように、その日の仕事内容や気分で働くスペースを変えていくことも可能です。
・納期が近く、誰にも邪魔されずに集中したい
・メンバーと意見を活発に交換したい
・見晴らしの良い場所で落ち着いて仕事がしたい

 

このような発想は、ABW(Activity Based Working)と呼ばれ、
先述のとおり、仕事内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方です。

当社の取り組み

フリーアドレスやホテリングの思想をもとに自由な働き方を実現すべく、ホテリングシステム(座席予約管理システム)の開発に着手しました。

 

当社のホテリングシステムでは単に座席予約だけの機能を提供するだけでなく、オフィスで働く人に寄り添い、多様な働き方をサポートできるサービスを目指していきたいと考えています。

 

リリースは2022年11月前後となる予定です。

まとめ

テレワークの普及によるオフィス面積の縮小、従来の固定化された座席からフリーアドレスへの転換。
ニーズに応じた自由な働き方に寄り添い、そこに新たな価値を創造すること。
私たちは、このホテリングシステム(座席予約管理システム)を通して、その可能性にチャレンジしていきます。

 

また会議室予約システムiMeeting-Rとの機能連携も検討の視野に入れ、本コラムでお伝えしたいと思います。
iMeeting-Rの機能は、機能紹介よりご参照ください。

関連製品:ホテリングサービス iMeeting-RS

 

 

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